Przejdź do treści

Case Study #2

Spiesz się powoli, czyli o tym, kiedy ewolucja jest lepsza od rewolucji

Klient: Firma rodzinna z branży motoryzacyjna

Problem: brak procedur i podziału obowiązków, poczucie chaosu

Narzędzia: warsztaty strategiczne, mapa procesu, zakresy obowiązków, praca standardowa, KPI

Efekty: Podział obowiązków, podział obszarów biznesowych między właścicieli, uporządkowanie komunikacji, wzrost efektywności

A jeżeli chcesz wiedzieć więcej…

Klientka, prowadząca wraz z mężem hurtownię wyposażenia warsztatów samochodowych, zwróciła się do nas z prośbą o pomoc we wprowadzeniu procedur w firmie – tak, aby nie było chaosu i każdy wiedział, co ma robić.

Etapy prac

Audyt

Wizyta Łukasza i rozmowa z właścicielami, podczas której wyszło na jaw, że oni sami również nie mają wdrożonego podziału obowiązków między sobą i nie wiadomo do końca, za co są odpowiedzialni.

Diagnoza, Ustalenie planu działania, Działanie

Po takiej diagnozie zaproponowaliśmy warsztaty, podczas których podzieliliśmy obowiązki i stworzyliśmy strukturę organizacyjną. Później braliśmy na warsztat kolejne działy i układaliśmy procesy wewnątrz.

Efekt

Po podziale obowiązków i wdrożeniu ich w ogranizację nastąpiło usprawnienie komunikacji. Działy produkcyjne zwiększyły terminowość, dział sprzedaży został rozbudowany, ustandaryzowane zostały sposoby kontroli asortymentu, wprowadziliśmy kontrolę asortymentu w magazynie. Wszystko to udało się zrobić, ponieważ procesy biznesowe otrzymały swoich właścicieli, a pracownicy wiedzieli, z kim i jak komunikować się w danej kwestii.

W jakim miejscu jest obecnie Klientka? Na dzień dzisiejszy firma Klientki uzyskała certyfikację ISO. Pracujemy razem już trzeci rok i nadal jest miejsce na usprawnienia. Pracujemy w technologii ciągłego doskonalenia, a ponieważ każda zmiana umożliwia wzrost, a to z kolei po pewnym czasie generuje nowe kwestie do usprawnienia. W tym przypadku udało nam się w pełni wdrożyć taki proces i dlatego przez cały czas znajdujemy nowe obszary do doskonalenia – zgodnie z oczekiwaniami Klientki..

Co było dla nas największym wyzwaniem? Początkowa komunikacja z właścicielami. Ale że wiemy, jak ważna w zmianie jest elastyczność, to z czasem udało się nam osiągnąć porozumienie zarówno z właścicielami, jak i pracownikami.

Ten projekt pokazał nam, że w pewnych przypadkach zmiany trzeba wprowadzać powoli, bo czasem deklarowana przez właścicieli gotowość do ich wdrożenia w praktyce wygląda inaczej. W praktyce to właśnie ta różnica jest jednym z podstawowych ryzyk we wprowadzeniu dowolnej zmiany, niezależnie od tego, czy jest ona prowadzona wewnętrznie czy przez zewnętrznego konsultanta.

Spodziewałam się rewolucji, a zmiany przebiegły łagodnie. Zarówno zarząd, jak i nasz zespół są zadowoleni z współpracy. Okazało się, że pracownicy byli otwarci na wprowadzane procedury, które pomogły określić szczegółowo zakresy pracy poszczególnych działów, co wyeliminowało „twórczy chaos”.

Co było dla Ciebie najtrudniejsze? Decyzja o oddaniu rekrutacji w „obce” ręce. Oddelegowanie konsultanta do działania w moim imieniu (jak to, ktoś obcy wie lepiej, jak układać procesy w mojej firmie? ;), a także obawa o to, jak pracownicy zareagują na pomysły konsultanta.

Co najbardziej Cię zaskoczyło? To, jak płynnie udało się wprowadzić zmiany – m.in. procedury czy mierniki wydajności w dziale produkcji. Powierzenie procesów rekrutacyjnych w ręce fachowców było strzałem w dziesiątkę. Wyjątkowo sprawna komunikacja z zespołem konsultantów Crosshr.

Która wdrożona zmiana jest dla Ciebie najbardziej wartościowa? Rekrutacje prowadzone przez specjalistów, dzięki czemu ograniczyliśmy do minimum koszty związane z ciągłą rekrutacją, zwłaszcza pracowników produkcyjnych.

Co powiedział(a)byś innym przedsiębiorcom, którzy zastanawiają się, czy poszukać pomocy specjalistów? Spróbuj, a na pewno nie pożałujesz. Zmiany są dobre ;) Warto też zobaczyć, co o organizacji myślą ludzie z zewnątrz – zwłaszcza jeżeli są konsultantami zajmującymi się zarządzaniem.