Case Study #1
Z rodziną dobrze nie tylko na zdjęciu, czyli o tym, jak ważna jest determinacja
Klient: firma rodzinna z branży ciepłowniczej
Problem: przeciążenie właścicielki, chaos organizacyjny, brak efektywnego planowania produkcji, 3 osoby decyzyjne
Narzędzia: wdrożenie struktury, zakresu obowiązków, tablicy odpowiedzialności, uporządkowanie magazynu, Excel do planowania produkcji
Efekty: zwiększenie mocy przerobowych i obrotu o 50%
A jeżeli chcesz wiedzieć więcej…
Klientka, prowadząca firmę rodzinną wraz z tatą i mężem, przyszła do nas i powiedziała, że “robi wszystko, wszyscy mają do niej pretensje, kiedy nie wychodzi, a ona już nie wie, za co jest odpowiedzialna”. Chciała uporządkować zakres obowiązków lub, ewentualnie, zaplanować scenariusz wyjścia z biznesu.
Etapy prac
Audyt
Pierwsza wizyta Łukasza i Jarka zajęła około 3 godzin. Polegała na:
- rozmowie ze wszystkimi pracownikami
- wypełnieniu formularza przez każdą osobę z rodziny właścicielki, określającego, co uważają, że jest zakresem ich obowiązków
Diagnoza, Ustalenie planu działania, Działanie
Usiedliśmy i podsumowaliśmy to, czego dowiedzieliśmy się podczas audytu i stworzyliśmy plan działania, polegający na wdrożeniu:
- struktury
- zakresów obowiązków
- tablicy odpowiedzialności
- porządku w magazynie
- Excela do planowania produkcji
Struktura, zakres obowiązków i tablica odpowiedzialności zostały wprowadzone jednym ruchem. Kontrola procesu wdrożenia trwała około 3 miesięcy; po tym czasie były jeszcze korekty. Wprowadzenie narzędzia do kontroli zleceń trwało trochę dłużej, bo na początku musieliśmy pozbierać dane dotyczące klientów, ale po okresie 3 miesięcy zaczęło dobrze działać.
Efekt
Zwiększenie mocy przerobowych i obrotu o 50%.
W tym projekcie:
- Łukasz prowadził go i zajmował się częścią związaną ze strukturą organizacyjną i podziałem obowiązków
- Jarek prowadził część związaną z magazynem i analizami danych
- razem prowadzili tablicę odpowiedzialności i procedury działania
W jakim miejscu jest obecnie Klientka?
Zmiany się ustabilizowały. Klientka powoli wchodzi w fazę, w której będzie mogła, jeżeli będzie chciała, przejść do kolejnej zmiany i dalszego powiększania organizacji.
Co było dla nas największym wyzwaniem?
Chaos w zakresie przepływu informacji i brak struktury organizacyjnej powodujący, że nie do końca wiadomo było, kto co ma robić. Dodatkowo – niewykorzystane w pełni zasoby i brak kontroli nad zleceniami.
Co najbardziej nas zaskoczyło?
Determinacja Klientki i chęć pozostania w zmianie. Oprócz naszej pomocy i narzędzi duża część zmiany to jej determinacja, która utrzymywała się przez cały czas. Nie jest to typowa postawa – zazwyczaj klienci liczą w dużej mierze na to, że my będziemy walczyć z oporem organizacji, a tutaj Klientka wzięła dużą część na siebie.
Ten projekt utwierdził nas w przekonaniu, że kluczowym elementem jest zaangażowanie właściciela. Jeżeli ono występuje to większość zmian da się przeprowadzić dość sprawnie.
A jak wyglądało to z perspektywy Klientki?
Jedna wielka zmiana – miał być plan, działanie krok po kroku, miesiąc po miesiącu, natomiast dużo działo się naraz, bo ja, współwłaścicielka, powiedziałam, że nie mam siły mierzyć się z każdą zmianą z osobna i zastanawiać się na efektami czy planowaniem.
Finalnie:
- ułożyliśmy strukturę organizacyjną
- ustaliliśmy zakresy obowiązków pracowników
- wypracowaliśmy komunikację w firmie
- zapanowaliśmy nad zleceniami
- uregulowaliśmy płynność finansową
Co było dla Ciebie najtrudniejsze?
Przekazanie informacji pracownikom o rozpoczęciu zmiany – obawiałam się, że wszyscy odejdą, bo nikt nie lubi zmian, i ja sama też byłam przerażona. Największe wątpliwości i obawy budziło przygotowanie pracowników do kontynuacji pracy w firmie i trwanie w tej zmianie oraz przekonanie ich, że to będzie miało korzyść dla wszystkich. A finalnie wszyscy się dostosowali, kilka osób co prawda odeszło, ale z różnych powodów, również osobistych. Z kolei nowo zatrudniani pracownicy wdrożyli się w naszą strukturę bez problemu.
Co najbardziej Cię zaskoczyło?
Liczba rzeczy, którą trzeba ogarnąć, żeby dojść do prostych rzeczy, takich jak np. ustalenie zakresów obowiązków. Nie wiedziałam, że to takie skomplikowane procesy, zależne od wielu czynników i że tak ważna jest komunikacja z pracownikami i sposób, w jaki to robimy. Jarek zapytał naszych pracowników, 5 osób, czym się zajmują i nikt nie wiedział dokładnie, co robi i za co jest odpowiedzialny. Niby wszyscy wiedzieli ogólnie, ale nikt nie brał za nic odpowiedzialności. Nie wiedzieli też, kto jest tym „ważniejszym” szefem i jak priorytetyzować zadania.
Która wdrożona zmiana jest dla Ciebie najbardziej wartościowa?
Ciężko wskazać jedną, bo brak wprowadzenia jednej zmiany nie pozwoliłoby wprowadzić kolejnej. Jednak liczby mówią same za siebie, bo osiągnęliśmy:
- 80% skuteczność w obsłudze zleceń
- 95% płynność finansową
Co powiedział(a)byś innym przedsiębiorcom, którzy zastanawiają się, czy poszukać pomocy specjalistów?
Muszą mieć w sobie pokorę i zaakceptować to, że nie są zajebiści w każdej dziedzinie i nie muszą być alfą i omegą. Trzeba potrafić poprosić o pomoc i naprawdę da się pracować 20 godzin w tygodniu, jeżeli dojdzie się do momentu, w którym zaakceptuje się fakt, że musisz zmienić własne zachowania.